De dagliga tidstjuvarna på kontoret

Arbetar du på kontor så vet du att det finns tidstjuvar som hämmar din effektivitet. Dessa kan se ut på olika sätt men de har en gemensam nämnare, att de kostar tid som du inte får tillbaka. Alla dess tidstjuvar kan inte åtgärdas men det är värt att lägga energi på de som kan åtgärdas.

Det moderna kontoret kan vara både givande och roligt att arbeta på. Till skillnad från de äldre lösningarna så är man mer fokuserad på människan och hur den har det. Det är dock inte sant att allt skulle vara perfekt. Det kan vara en högljudd miljö, det finns sociala koder som man kanske inte är bekväm med och du kanske inte har den bästa ställningen när du arbetar.

Det finns aspekter som är svåra att komma åt, men där är faktiskt faktorer som man lätt kan åtgärda. En av dessa är de olika tidstjuvar som finns på arbetsplatsen. Ett exempel är mötesplanering och allt vad det innebär. Det är ju så att mötesplanering är så mycket mer än att rita upp en mall för mötet och skapa en presentation av ämnet som ska avhandlas.

I mötesplanering så ingår även bokning av lokal och att kommunicera detta till mötesdeltagarna. Dess utom ska man se till att alla är uppdaterade kring förändringar kring lokal och mötestid.

Varje handling kostar

Om man ser din arbetstid, säg åtta timmar, som ett kapital du har att investera i olika aktiviteter under dagen, så är det logiskt att man investerar denna tid klokt. Ett möte kanske tar 40 minuter, att skicka mail kostar 30 minuter och så vidare. De olika tidskostnaderna ska bli åtta timmar totalt. Detta inklusive lunch och pauser.

Att då låta mötesplanering ta mer tid än nödvändigt är inte rimligt. Att skicka mail till alla deltagare för att informera om vilket rum och vilken tid mötet ska äga rum, att göra det samma för att informera om förändringar och sen för att bekräfta att informationen nått ut till alla. Det är inte att investera tiden klokt. Allt detta kan kosta mindre tid om man använder moderna lösningar där personernas kalendrar uppdateras automatiskt. Där ändringarna du gör, syns hos deltagarna per automatik. Mötesplanering ska vara enkel och effektiv.

Latest news
Related news